Guia de gestão patrimonial
Termo de responsabilidade de equipamentos: o que é e como emitir
O termo de responsabilidade de equipamentos é o documento em que uma pessoa declara ter recebido bens da empresa, como notebook, celular ou ferramentas, e assume o compromisso de guardá-los, usá-los adequadamente e devolvê-los quando solicitado. Ele registra o que foi entregue, em que estado e para quem.
Quando usar um termo de responsabilidade?
- Na entrega de notebook, celular, tablet ou crachá a um funcionário.
- No empréstimo de ferramentas, máquinas ou veículos para uma obra ou serviço externo.
- Na entrega de equipamentos a prestadores de serviço ou parceiros.
- Na troca de responsável por um setor ou unidade.
O que o termo de responsabilidade deve conter?
- Identificação da empresa e da pessoa responsável (nome e documento).
- Lista dos bens, com número de patrimônio, descrição e, se houver, número de série.
- Estado de conservação de cada bem na entrega.
- Data da entrega e local.
- Compromissos assumidos: guarda, bom uso, aviso imediato de dano, perda ou extravio e devolução ao fim do vínculo ou quando solicitado.
- Assinatura do responsável e de quem entrega.
Regras sobre desconto de danos em salário e outras consequências trabalhistas dependem da legislação e do contrato. Valide o texto do seu termo com a assessoria jurídica da empresa.
E na devolução do equipamento?
A devolução também deve ser registrada: um termo de devolução encerra a responsabilidade da pessoa a partir daquela data e indica o estado em que o bem voltou. Sem esse registro, fica difícil provar quem estava com o equipamento quando um problema aconteceu.
Como controlar quem está com cada equipamento?
O termo assinado em papel resolve a formalização, mas não responde rápido à pergunta "quais equipamentos estão com esta pessoa?". Para isso, o responsável precisa estar vinculado a cada bem no controle patrimonial, e cada entrega e devolução precisa atualizar esse vínculo.
No desligamento de um funcionário, a lista de bens em posse dele vira o checklist de devolução.
Como emitir termos de responsabilidade na Kleron
- Cadastre os responsáveis e registre a entrega dos bens: a Kleron gera o termo de entrega em PDF, com a logo da sua empresa.
- Personalize o texto do modelo com marcadores como responsável, empresa, bens e data.
- Anexe o PDF assinado ao registro; ele fica em armazenamento privado.
- Registre a devolução com o termo de devolução, encerrando a responsabilidade.
- Emita o termo consolidado com todos os bens em posse de uma pessoa, útil no desligamento.
Termos de entrega, devolução e o termo consolidado estão nos planos pagos, a partir do Essencial.
Perguntas frequentes
- O termo de responsabilidade precisa ser assinado?
- Sim. A assinatura do responsável é o que demonstra que ele recebeu os bens e aceitou os compromissos. Guarde o termo assinado junto ao registro do bem.
- Um termo pode ter vários equipamentos?
- Sim. Um único termo pode listar todos os bens entregues à mesma pessoa, cada um com número de patrimônio e estado de conservação.
- Termo de responsabilidade e cautela são a mesma coisa?
- Na prática, sim: cautela é o nome usado em algumas organizações para o mesmo registro de entrega de bens sob responsabilidade de uma pessoa.