Guia de gestão patrimonial
Inventário patrimonial: como fazer a conferência física dos bens
Inventário patrimonial é a conferência física dos bens: a equipe percorre cada unidade, identifica os itens presentes e compara com o que está registrado. O resultado separa os bens encontrados no lugar certo, os encontrados em outro local e os não encontrados, que precisam ser investigados, transferidos ou baixados.
Quando e com que frequência fazer o inventário?
A prática mais comum é ao menos um inventário completo por ano, geralmente perto do fechamento do exercício contábil. Unidades com muita movimentação, equipamentos de alto valor ou itens entregues a funcionários pedem conferências mais frequentes, por amostragem ou por unidade.
- No fechamento do ano ou antes de uma auditoria.
- Na mudança de endereço ou reforma de uma unidade.
- Na troca do responsável por uma unidade ou setor.
- Depois de um furto, sinistro ou extravio, para medir o impacto.
Como fazer o inventário patrimonial passo a passo
- Defina o escopo: qual unidade ou local será conferido e em que data.
- Congele a lista esperada: tire uma fotografia dos bens ativos registrados naquela unidade no início da conferência.
- Percorra o local e identifique cada bem pela etiqueta, lendo o QR Code ou digitando o número de patrimônio.
- Registre o que não tem etiqueta ou não está no cadastro, para regularizar depois.
- Feche a conferência e classifique o resultado de cada bem.
- Trate as divergências: transfira os bens que estão em outra unidade e investigue os não encontrados antes de qualquer baixa.
- Guarde o relatório do inventário como comprovação para a contabilidade e a auditoria.
Como tratar as divergências do inventário?
| Resultado | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Encontrado | O bem está na unidade registrada | Nada; o cadastro está correto |
| Em outra unidade | O bem existe, mas está em outro lugar | Registrar a transferência para a unidade correta |
| Não encontrado | O bem não foi localizado | Procurar, ouvir o responsável e, se confirmada a perda, registrar a baixa com documento |
Um bem não encontrado não deve ser excluído do cadastro. A baixa precisa de motivo, data e, sempre que possível, um documento, como boletim de ocorrência ou declaração de extravio.
Dicas para um inventário mais rápido
- Etiquete tudo antes: inventário sem etiqueta vira caça ao tesouro.
- Divida a equipe por unidade ou andar e confira uma área de cada vez.
- Use o celular para ler os QR Codes em vez de anotar números em papel.
- Avise as equipes com antecedência para que os equipamentos estejam acessíveis.
Como fazer o inventário na Kleron
- Abra uma conferência para a unidade: a Kleron fotografa a lista de bens ativos esperados naquele momento.
- Leia o QR Code da etiqueta com a câmera do celular ou digite a matrícula de cada bem encontrado.
- No fechamento, cada bem fica como Encontrado, Em outra unidade ou Não encontrado.
- Baixe o relatório de divergências em CSV ou imprima-o, transfira em lote os bens encontrados em outra unidade e sinalize os não encontrados para baixa.
- Defina o intervalo de conferência da empresa e receba alerta de conferência atrasada no painel ou por e-mail.
A conferência de inventário e os alertas estão nos planos pagos, a partir do Essencial.
Perguntas frequentes
- Inventário patrimonial e inventário de estoque são a mesma coisa?
- Não. O inventário de estoque conta quantidades de mercadorias. O inventário patrimonial confere bens de uso, um a um, verificando se cada item identificado está no local e com o responsável registrados.
- Quanto tempo leva um inventário patrimonial?
- Depende do número de bens e de unidades. Com os bens já etiquetados e leitura de QR Code pelo celular, a conferência de cada item leva poucos segundos; o que mais consome tempo é chegar a todos os bens.
- O que fazer com bens sem etiqueta encontrados no inventário?
- Anote o bem, verifique se ele já está cadastrado com outra descrição e, se não estiver, cadastre-o e etiquete-o. Em seguida, investigue a origem com a nota fiscal ou o responsável da área.