Guia de gestão patrimonial
Planilha de controle patrimonial: colunas essenciais e quando migrar
Resposta rápida
Uma planilha de controle patrimonial precisa de uma linha por bem físico e, no mínimo, das colunas número de patrimônio, descrição, tipo, unidade, local, responsável, centro de custo, data e valor de aquisição. Ela funciona bem para começar; quando há várias unidades, várias pessoas editando e necessidade de histórico, o mais seguro é importá-la para um sistema de controle patrimonial.
Quais colunas a planilha de patrimônio deve ter?
| Coluna | Exemplo | Obrigatória? |
|---|---|---|
| Número de patrimônio | PAT-000123 | Sim |
| Descrição | Notebook 14 polegadas | Sim |
| Natureza / tipo | Móvel — Equipamento de informática | Sim |
| Unidade | Filial Campinas | Sim |
| Local | Sala 3 — Financeiro | Sim |
| Centro de custo | Administrativo | Sim |
| Data de aquisição | 15/03/2025 | Sim |
| Valor de aquisição | 4.899,00 | Sim |
| Responsável | Ana Souza | Recomendada |
| Marca, modelo e número de série | Marca X, Modelo Y, SN123 | Recomendada |
| Nota fiscal e fornecedor | NF 4521 — Fornecedor Z | Recomendada |
| Estado de conservação | Bom | Recomendada |
| Garantia até | 15/03/2027 | Opcional |
Use uma linha por bem físico. Dez cadeiras iguais são dez linhas com dez números de patrimônio, não uma linha com quantidade 10.
Quais são os limites da planilha no controle patrimonial?
- Sem histórico confiável: quando alguém muda o local ou apaga uma linha, a informação anterior se perde.
- Versões conflitantes: cada unidade acaba com a sua cópia do arquivo.
- Nenhuma ligação com a etiqueta: o QR Code ou o número colado no bem não abre a informação.
- Documentos espalhados: notas fiscais, fotos e termos ficam em pastas separadas.
- Controle de acesso fraco: quem abre o arquivo pode alterar tudo.
Como migrar da planilha para um sistema?
- Padronize as colunas conforme a tabela acima e separe uma linha por bem.
- Limpe os dados: datas em um só formato, valores numéricos, unidades e centros de custo com o mesmo nome em todas as linhas.
- Remova duplicados e confira números de patrimônio repetidos.
- Importe a planilha, relacione cada coluna ao campo correspondente e revise os erros antes de gravar.
- Etiquete os bens com os QR Codes gerados pelo sistema e, a partir daí, registre as movimentações no sistema, não mais na planilha.
Como importar sua planilha na Kleron
- Envie um arquivo .xlsx ou .csv com até 1.000 bens e 10 MB; CSV do Excel brasileiro (ponto e vírgula, Windows-1252) é aceito.
- Baixe os modelos XLSX (com instruções e listas aceitas) ou CSV direto na tela de importação.
- Relacione as colunas: a Kleron sugere o campo certo e reconhece nomes como "Plaqueta" ou "Valor de compra".
- Revise linha a linha os erros e possíveis duplicados antes de gravar; a gravação é feita de uma vez só.
- Cada linha vira um bem com matrícula e QR Code próprios, pronto para etiquetar.
A importação por planilha está nos planos pagos, a partir do Essencial, e é feita pelo proprietário ou administrador da conta. No Grátis, os bens são cadastrados no painel, um a um ou em lote.
Perguntas frequentes
- Existe planilha de controle patrimonial pronta para baixar?
- A Kleron oferece modelos XLSX e CSV na tela de importação dos planos pagos, já com as colunas e as listas aceitas. Fora dela, você pode montar a sua com as colunas da tabela deste guia.
- Posso continuar usando planilhas depois de migrar?
- Sim, para análises e relatórios. Na Kleron você exporta relatórios em CSV e, nos planos pagos, o arquivo para o contador em CSV ou XLSX. O registro oficial de cada bem passa a ficar no sistema.
- Minha planilha tem colunas diferentes. Consigo importar?
- Sim. Na importação você relaciona cada coluna da sua planilha a um campo da ficha. Colunas sem correspondência podem ser ignoradas.